Kontakty na Macu umí překvapit: několik užitečných tipů

Narozeniny a výročí

Začneme tím nejjednodušším, ale ve své podstatě nejpraktičtějším údajem. Díky zadání data narození u konkrétní osoby již nikdy nezapomenete koupit dárek nebo poslat přání včas. A nemusí jít jen o přátele nebo rodinné příbuzné, ale klidně i o klienty, které jistě potěší, pokud si na ně vzpomenete.

A nejen to. Dokonce nezapomenete ani na výročí. Tento údaj je již schovaný a přidáte jej velice jednoduše tlačítkem + v levé spodní části vizitky, kde v nabídce Další pole naleznete položku Datum.

Všechny tyto údaje se navíc automaticky zobrazí v kalendáři, kde je přednastavené upozornění.

Poznámky a klíčová slova

Ke každému kontaktu můžete přidat poznámku. Tu lze využít jako skvělý prostor například pro zaznamenání toho, kde jste daného člověka potkali, zda je to váš klient nebo co jste spolu řešili. Určitě se vám již stalo, že někdo zavolá po delší době a vy vůbec netušíte, kdo to může být. Poznámky velice rychle poradí.

Zvolit navíc můžete klíčová slova, která vám práci s kontakty ještě více usnadní. Já například používám klíčová slova jako Apple, konzultace, kurz, případně další, a tím jsem schopen velice rychle vyhledávat a kategorizovat klienty. A nemusí to být pouze klienti. Mohou to být spolužáci ze školy (které si po pár letech již nemusíte pamatovat) nebo spoluhráči z fotbalového týmu. Omezení zde žádná nejsou.

Rychlé vyhledávání

Vyhledávání na Macu je všudypřítomné a v kontaktech tomu není jinak. Můžete vyhledávat na základě všech zadaných údajů, tedy ne jen podle jména. Pokud máte uvedenou společnost, rychle tak vyhledáte konkrétní kontakt, aniž byste museli znát jméno. Postačí, že víte, kde pracuje. Pokud si uložíte ke kontaktu adresu, snadno můžete vyhledávat podle města nebo ulice. A nebo podle klíčových slov uvedených v poznámce. Ke všem kontaktům se tak dostanete během pár vteřin.

Dynamické skupiny

Skupiny kontaktů mohou být velmi praktické, ovšem jak bývá zvykem, na ukládání kontaktů do předem vytvořených skupin často zapomeneme. Je více než pravděpodobné, že ve skupině určené pro klienty se všichni klienti nacházet nebudou. Proč to tedy neudělat jinak a jednodušeji. A to nejlépe tak, abychom na to nemuseli myslet. K tomu slouží dynamické skupiny.

Z nabídky Soubor stačí vybrat Nová dynamická skupina a zadat podmínky, kterou mají kontakty dané skupiny splňovat. Pokud mám u klientů vyplněnou jednoduchou poznámku, je pak skupina pro klienty velice snadná. Stačí, že pole poznámka obsahuje slovo Apple. Není problém podmínky libovolně kombinovat. Dokonce lze vytvořit skupinu pro klienty nebo jiné osoby z daného města, z dané společnosti nebo těch, kteří mají narozeniny v následujícím týdnu. A protože je to skupina dynamická, bude se měnit na základě daných podmínek automaticky.

Posíláme hromadné e-maily

A když už máme vytvořené skupiny, není nic snazšího než jim poslat hromadnou zprávu. Možnosti jsou dvě. Ta jednodušší je vytvořit novou zprávu v aplikaci Mail a namísto jména začít psát jméno skupiny. Všechny adresy kontaktů se doplní automaticky. Případně můžete v aplikaci Kontakty kliknout pravým tlačítkem na skupinu a vybrat možnost Odeslat e-mail skupině….

Hromadný tisk obálek

Vím, možná to zní trošku překvapivě, ale Kontakty opravdu dokáží zajistit i hromadný tisk adres na obálky. Stačí označit kontakty, nebo celou skupinu, vybrat z nabídky Soubor položku Tisk a zde zvolit Obálky. Automaticky se doplní zpáteční adresa, můžete si vybrat jaká adresa se má použít (zda domů, do práce nebo jinam), formát a dokonce přidat i vlastní logo. Pokud stále občas potřebujete něco hromadně poslat poštou, ideální pomocník.

Pomohl Vám tento článek? Můžete mě pozvat na kávu ☕️.